Loading ...In this second podcast of the series, Ricardo gives some tips on how to prepare an excellent status report. He explains that the great secret of the report is the ability to condense informations into a small and precise report, which usually can be 6 to 10 pages, trying to present visual data, colors, [...]
(This podcast is also avaiable in Brazilian Portuguese. Listen the Portuguese version)
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- Posted: February 21st, 2011
- Author: Ricardo Vargas
- Popularity: 4584 views
- Tags: Executive Report, Pattern, Status Report,
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Caro Ricardo,
Excelente, muito bom, conseguiu esclarecer algumas dúvidas que eu tinha após ter ouvido o podcast anterior.
Página 1 (Indicadores visuais): achei muito interessante a utilização de uma quarta cor (negrito) para indicar extrema atenção. Eu vi algumas empresas usando somente 3 cores (verde, amarelo e vermelho, como se fosse um semáforo), algumas vezes quando o indicador está amarelo, o Comitê desconsidera, pois pensa que o GP vai resolver e que eles somente vão agir quando estiver vermelho. Me preocupa a possibilidade (embora considere muito útil) de utilizar uma quarta cor, e o Comitê passar a desconsiderar também a situação vermelha.
Página 2 (similar revista economics): colocar os destaques do período (semana, mês, etc.) permite focar na atual situação do projeto mostrando uma janela no tempo. Usando esta abordagem eu tenho percebido que faz as pessoas demonstram mais interesse em saber sobre o andamento do projeto.
Página 3 (gráfico MTA): é uma ferramenta muito útil para sintetizar o andamento do projeto e permitir se focar nos marcos onde estão as ameaças ou riscos. Concordo plenamente com você, eu tenho visto que os GPs tem sido muito bem sucedidos quando este gráfico apresenta em média 10 a 12 marcos (milestones), mas do que isso, pode estar se desviando atenção para marcos não muito significativos.
Página 4 (relatório financeiro): neste item somente gostaria de alertar que as vezes as pessoas ficam felizes ou comemoram porque o projeto gastou 15% a menos do previsto e sinalizam o projeto com o indicador de custo em verde. Outras empresas, na mesma situação, sinalizam o indicador de custo em vermelho (supondo que a tolerância é 10%, ou seja, desvio maior que 10% é vermelho), pois significa que foi alocado para esse projeto um orçamento maior, conseqüentemente pode ter sido não aprovado algum projeto por causa desse. Eu particularmente são favorável à segunda abordagem.
Pagina 5 (riscos): está seção eu considero de muito importância, embora existam poucas pessoas familiarizadas com a gestão de riscos, e pior ainda, eu tenho visto algumas empresas onde o Gestor (principalmente de TI) não gosta apresentar riscos para não preocupar o Sponsor ou outros Stakeholders. Nestes casos, eu sinceramente não sei como proceder ou como orientar ao GP.
Pagina 6 (pontos de decisão): esta é a grande chance que o GP tem para obter comprometimento das pessoas, não somente no caso de precisar ajuda para resolver algum item, mas também para receber a confirmação que está indo pelo caminho certo.
Peço desculpas por ter me estendido tanto, e gostaria de compartilhar mais uma dica com vocês:
Dica: sempre que elaborar o Status Report, antes de ser apresentado ao Comitê ou ao Cliente, peça para uma outra pessoa (não envolvida no projeto) ler o documento, e obtenha o feedback se o mesmo está suficientemente simples e claro, e analise se precisa ser modificado.
Abraços
Alejandro
Ricardo,
Vc nào tem um template desse relatorio mencionado aqui, acho q seria muito util.
Prezado Carlos Moraes,
Vejas os seguintes links, talvez possam te ajudar
http://www.projectmanagementdocs.com
http://www.mpmm.com
http://www.projectconnections.com/templates/pmbok/process-group/
http://www.projecttemplates.co.uk/
Atenciosamente
Alejandro
Excelente material, precisamos disso na Internet, precisamos de conteúdo de qualidade. Parabéns pelo trabalho.
Excelente Ricardo. O que mais se ouve quando se prepara relatórios gerenciais é síntese. A maioria dos gestores de projeto tem dificuldades de sintetizar as informações e acabam por detalhar demais as informações. Temos que praticar sempre o poder de síntese. O tempo dos Gerentes é precioso e precisam saber para onde direcionar maiores esforços e esse esquema de cores é um grande facilitador. O visual chama sempre mais a atenção. A palavra é foco. Parabéns!
Ricardo, recentemente fui promovido para analista MIS na minha empresa e nunca desenvolvi nenhum relatório, será que apenas com algumas dicas consigo criar? Trabalho em uma empresa de telecomunicação que tem muitas oportunidades.
Parabéns pelo trabalho!
Sou professora da disciplina de Gerencia de Projetos no curso superior de Sistemas de Informação. Utilizamos muito os conteúdos disponíveis em seu site e também seus livros! Estes conteúdos tem enriquecido nossas aulas de forma brilhante!
Parabéns por esta iniciativa!!
Relatorio
capacidade de condensar – informação rapida e facil de ler
> indicadores de performace – visualmente, facil de ler
> o projeto esta semana (frequencia do relatorio) – passar rapidamente tudo que aconteceu
> mostrar os marcos de controle
> relatorio financeiro – analise valor agregada
> relatorio riscos – probabilidade x impacto
> pontos de decisão – o apoio e colaboraçao dos interessados