Loading ...In this podcast, Ricardo talks about procrastination in projects, ie the act of delaying something in the project. He explains the reasons why people take this attitude also called of “student syndrome”.
(This podcast is also avaiable in Brazilian Portuguese. Listen the Portuguese version)
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- Posted: April 26th, 2010
- Author: Ricardo Vargas
- Popularity: 5040 views
- Tags: Communication, Procrastination,
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Gostei
Boa Noite. Realmente isso é um fato recorrente em projetos e em quase todas as situações do dia a dia. Tenho para mim, que quase 80% das atividades feitas por exemplo em 5 dias podem de alguma forma ser feita com o mesmo grau de qualidade em menos tempo. Cabe então, ao gerente de projetos, se possível usando de conhecimentos específicos na área, definir qual o grau que se pode usar para uma possível “compressão de atividade” podendo usar o “pulmão” resultante para melhor controle de tempo e custo e até usar isso como métrica para prêmios para a equipe, lembrando que no meu entender isso funciona bem quando existe um conhecimento mais específico na área para que essa compressão não se transforme em uma grande carga sobre a equipe podendo gerar até desmotivação e também descrença nas urgências e prioridades do projeto.
Muito oportuno este podcast, tenho observado que a Procrastinação ocorre principalmente pelo pouco tempo que dispensamos ao planejamento.
Tenho observado com muita freqüência a dificuldade que existe para negociar um prazo justo para fazer um planejamento coerente e antecipar respostas á possíveis riscos.
Como foi dito isso é cultural, pois desde cedo somos induzidos á Ação, ao Fazer e muito pouco ao ‘Planejar antes da Ação’ mesmo sabendo que os resultados são muito mais positivos quando conseguimos fazê-lo.
Este comportamento começa na Alta Administração ou no Patrocinador do projeto e isso ‘contamina’ o ambiente atingindo todos os níveis da pirâmide.
Como resultado nós temos um cronograma com prazos que dificilmente são cumpridos e quando se consegue automaticamente temos que abrir mão, por exemplo, da qualidade ou escopo e muitas vezes colocamos um avião no ar sem que o mesmo esteja pronto e o custo de mantê-lo voando é muito alto e alguém acaba pagando esta conta e na maioria dos casos não estava prevista inicialmente.
Além do stress que isso gera no projeto, pois podemos ter um cronograma irrealista e muitos conflitos a serem administrados durante a execução do projeto.
Muito oportuno o assunto,pois trata-se de um problema complexo, como o próprio Ricardo Vargas frisou, não é uma questão de “preguiça”, mas ela é também cultural, a falta de prática do planejamento, e também levar as questões pragmáticas para o lado afetivo, nós latinos não temos a prática de falar não, e de buscar o confronto para ajustar as promessas de prazo e entregáveis. Tive grande dificuldade em me ajustar em uma empresa européia, aonde prazos e entregáveis uma vez planejados são sagrados. Minha equipe levou algum tempo para se enquadrar no planejamento, e evitamos a procrastinação, mudando a postura do time frente aos cronogramas mais realistas, dando aos líderes das disciplinas a possibilidade de participação no plano e com isto maior comprometimento!
Thank’s!
Tenho muito contato com os sanseis ex-toyotas, e numa análise rápida para este fato, eles me disseram o seguinte: os orientais dispendem muito tempo planejando seus projetos e ações, mas na execução são fulminantes e certeiros, enquanto que nós ocidentais somos rápidos no planejamento, mas na execução somos muito imprecisos e sempre estamos retrabalhando algo que não foi bem executado ou planejado. Disciplina e foco são as palavras chaves do sucesso em planejamento de projetos…
Ricardo,
Muito oportuno seu podcast. Um bom exemplo de procastinação que estamos vivendo hoje é o planejamento para a Copa do Mundo de 2014.
Se é difícil administrarmos um prazo de um mês inagime um prazo de 4 anos.
Hi Ricardo.
I’ve been experiencing procrastination in nearly every project I was involved in the last 4 years. From my experience I would say that iterative project lifecycles like continuous integration or scrum with 2 weeks sprint can minimize disadvantage of postponing work/decisions on the overall project level.
I would classify procrastination as one of the human factors, which influence project execution. The other in my opinion is fear of taking/giving responsibility.
Ótimo Podcast, realmente esse problema é cultural,as pessoas tendem a deixar para fazer as coisas no “último minuto” e aí acabam exigindo um prazo maior exatamente por medo de errar e atrasar.
Realmente muito bom!
Incrível sua clareza e seu poder de síntese.
Parabéns!
Ricardo,
Brilhante sintetização.
Essa é uma forte doença presente nos escritórios que precisa de uma forte vacina para combatê-la.
Acho que GP pode fazer parte efetivamente dessa vacina.
Um abraço,
Sales
EXCELENTE!
Thanks for the iinhsgt. It brings light into the dark!
Sooooo very true… thank you!
Essa síndrome do estudante vai bem de encontro ao que nosso saudoso Eliyahu Goldratt dizia. Ele sempre foi um grande combatente do paralelismo: Você começa a fazer um monte de coisas em paralelo e não consegue terminar nada. Em vez de fazer isso, dizia ele, ponha foco nas restrições, naquilo que realmente interessa. A síndrome do estudante é a prova disso: As pessoas só se manifestam quando elas estão muito próximas de concluir. Inicialmente era muito polêmico, mas hoje em dia é muito difundido.
Parabéns pelo podcast